"
Cyfryzacja finansów
bez zgadywania,
co zrobić dalej
.jpg)
Konkretne sytuacje
Klienci i ich rzeczywiste przypadki
Automatyzacja rozliczeń
Weronika Szałas - dyrektorka finansowa, firma produkcyjna
Ręczne zamykanie miesiąca zajmowało jej zespołowi osiem dni. Każdy błąd w arkuszach oznaczał kolejne rundy weryfikacji między działami. Szukała czegoś, co zmniejszy liczbę punktów
styku - nie kolejnego narzędzia do nauki.
Po czterech miesiącach pracy zamknięcie miesiąca trwa dwa dni. Weronika wskazuje, że kluczowa była kolejność wdrożenia - nie samo oprogramowanie.
Integracja systemów ERP
Tomasz Bryndal - właściciel sieci handlowej
Trzy systemy, które nie rozmawiały ze sobą. Dane sprzedażowe trafiały do księgowości z dwudniowym opóźnieniem. Próbował wdrożyć integrację samodzielnie - utknął na etapie mapowania
kont.
Integracja działa od siedmiu miesięcy. Tomasz przyznaje, że sam by jej nie skończył - brakowało mu wiedzy o tym, jak strukturyzować dane między systemami różnych dostawców.
Raportowanie zarządcze
Agnieszka Durlik - CFO w spółce usługowej
Zarząd oczekiwał tygodniowych raportów płynnościowych. Agnieszka dostarczała je z trzydniowym opóźnieniem, bo dane trzeba było zbierać ręcznie z czterech źródeł. Wiedziała, że da się
to zautomatyzować, ale nie wiedziała od czego zacząć.
Raporty generują się automatycznie co piątek o 7:00. Agnieszka mówi, że najbardziej zaskoczył ją czas - pierwsze działające rozwiązanie miała po trzech tygodniach, nie trzech
miesiącach.
Czym to się różni
Dwie rzeczy, które tu działają inaczej
Nie zaczynamy od narzędzi
Większość firm kupuje oprogramowanie, a potem szuka do niego procesów. Tutaj jest odwrotnie - najpierw mapujemy to, co faktycznie się dzieje w firmie, a dopiero potem dobieramy
technologię. To zmienia kolejność decyzji i zazwyczaj obniża koszt całego wdrożenia.
Praca trwa tyle, ile trwa - nie jest skrócona do pakietu
Cyfryzacja procesów finansowych to nie projekt z datą końcową po sześciu tygodniach. Systemy się zmieniają, firma rośnie, pojawiają się nowe wymagania regulacyjne. Współpraca jest
długoterminowa, bo problemy nie kończą się razem z pierwszym wdrożeniem.
Granice współpracy
Co tu nie wchodzi w zakres
Ważne, żeby wiedzieć to przed rozmową - nie każda sytuacja pasuje do tego modelu pracy.
01
Nie zastępuje działu finansowego
Praca dotyczy procesów i systemów - nie przejmuję zadań operacyjnych ani nie prowadzę ksiąg. Klient musi mieć własny zespół, który wdroży i utrzyma rozwiązania.
02
Nie jest to szybkie wdrożenie
Jeśli potrzebujesz gotowego systemu w ciągu dwóch tygodni, to nie jest właściwe miejsce. Zmiany w procesach finansowych wymagają czasu i zaangażowania po obu stronach.
03
Nie działa bez dostępu do danych
Praca opiera się na analizie rzeczywistych przepływów i dokumentów. Firmy, które nie mogą lub nie chcą udostępnić danych finansowych, nie skorzystają z tej formy współpracy.
Jak to wygląda w praktyce
Współpraca - co to faktycznie oznacza
S
t
a
ł
y
k
o
n
t
a
k
t
A
n
a
l
i
z
a
d
a
n
y
c
h
P
l
a
n
d
z
i
a
ł
a
ń
01
Diagnoza aktualnego stanu
Pierwsze tygodnie to audyt - jak dane przepływają między systemami, gdzie są wąskie gardła, co jest robione ręcznie, a co mogłoby być zautomatyzowane. Bez tej fazy nie ma sensu
niczego wdrażać.
02
Priorytety i kolejność zmian
Nie wszystko da się zmienić naraz. Wspólnie ustalamy, co przyniesie największą ulgę operacyjną w pierwszej kolejności - i od tego zaczynamy, nie od tego, co wygląda najlepiej w
prezentacji.
03
Regularne przeglądy i korekty
Co miesiąc weryfikujemy, czy wdrożone zmiany działają zgodnie z założeniami. Procesy finansowe reagują na zmiany w firmie - plan musi być żywy, nie zamrożony po pierwszym
spotkaniu.
W
d
r
o
ż
e
n
i
e
K
o
n
t
r
o
l
a
R
o
z
w
ó
j
Potwierdzenia z zewnątrz
Skąd wiedzieć, że to nie są puste słowa
Od 2018 roku haquxoy współpracuje z firmami z sektora produkcyjnego, handlowego i usługowego. Poniżej kilka punktów, które sygnalizują profesjonalne zakorzenienie w branży.
Członkostwo w Polskim Towarzystwie Informatycznym - sekcja systemów finansowych
Certyfikat ACCA w zakresie cyfrowej transformacji finansów
Prelegent na konferencji CFO Summit Polska - temat: automatyzacja zamknięcia miesiąca
Ocena klientów: 4,5 / 5 na podstawie 52 niezależnych opinii
Konsultant prowadzący
haquxoy
haquxoy
Dla kogo to jest
Sytuacje, z których trafiają tu klienci
Firma skalująca się
Procesy, które działały przy 20 osobach, nie działają przy 80
Arkusze Excela i ręczne uzgodnienia przestają wystarczać. Firma rośnie szybciej niż jej infrastruktura finansowa. Potrzeba kogoś, kto zna ten etap i wie, co wdrożyć najpierw - bez
kupowania wszystkiego naraz.
Nowy CFO lub dyrektor finansowy
Ktoś nowy przejął odpowiedzialność za finanse i widzi chaos
Pierwsze miesiące na stanowisku to czas, kiedy widać wszystko, czego nie widział poprzednik. Nowi dyrektorzy finansowi często szukają zewnętrznego partnera, który pomoże im postawić
diagnozę bez wewnętrznych filtrów.
Nieudane wdrożenie
System był, ale nigdy nie zadziałał tak jak miał
Wdrożenia ERP i systemów finansowych często kończą się połowicznie - narzędzie jest, ale ludzie i tak wracają do starych metod. Praca zaczyna się od zrozumienia, co poszło nie tak i co
można uratować.
Presja regulacyjna
Nowe wymagania sprawozdawcze, które trzeba obsłużyć cyfrowo
KSeF, JPK, raportowanie ESG - zmiany regulacyjne wymuszają cyfryzację nawet tam, gdzie jej dotąd nie było. Firmy, które nie mają wewnętrznych zasobów do obsługi tych zmian, szukają
kogoś, kto przeprowadzi je przez ten proces.
